Voor het declareren van je kilometer- of dagvergoeding maak je bij voorkeur gebruik van het vrijwilligers declaratieportaal. Je hebt een mobiele telefoon nodig om in te loggen omdat je daarop een beveiligingscode ontvangt. De vrijwilligersvergoeding ontvang je op het door jou opgegeven bankrekeningnummer.
Hoe werkt het declaratieportaal?
- Je hebt een account nodig om te kunnen declareren via het declaratieportaal.. Ter voorbereiding daarvan kun je bij je mentor een aanmeldformulier aanvragen, dat je eenmalig invult.
- Je stuurt het ingevulde formulier retour naar je mentor. Die zorgt ervoor dat je wordt opgenomen in de administratie en dat er een account voor je wordt aangemaakt op het declaratieportaal. Dit duurt in de regel ongeveer twee weken
- Als je aanmelding verwerkt is, ontvang je een uitnodigingsmail voor het declaratieportaal, van onze leverancier , Tradeinterop (afzender; onboarding@tradeinterop.com).
- In die mail vind je een instructie voor het aanmaken van een account, en uitleg over het declaratieportaal.
Hulp nodig bij gebruik van het declaratieportaal?
Heb je geen e-mailadres, mobiele telefoon of kom je er niet uit dan kun je nog steeds je declaratie indienen met een formulier die je hieronder kunt vinden.
Andere declaraties
Er zijn een aantal vergoedingen die je niet via het declaratieportaal kunt declareren, zoals:
- Afwijkende vergoedingen (anders dan de kilometer – of dagvergoeding)
- Reiskosten met het openbaar vervoer
- Kilometervergoedingen boven de 100 kilometer per dag
Het gaat dan om kosten die je in overleg met je mentor gemaakt hebt en waar je een speciaal formulier voor nodig hebt. Deze formulieren kun je bij je mentor aanvragen.
Kosten openbaar vervoer
Reis je met het openbaar vervoer? Vraag je mentor om het juiste declaratieformulier en voeg de vervoerbewijzen toe aan je declaratie. Dit kan als volgt:
Met e-ticket:
Plan je reis via de site van NS, dan kun je een e-ticket uitprinten en toevoegen aan je declaratie.
Met OV-chipkaart:
Reis je met een OV-chipkaart, dan kun je op het station bij het loket een uitdraai laten maken met gegevens van je laatste vier reizen. Dit is alleen op de grotere stations mogelijk en daarom is opvragen van gegevens via Mijn NS een goed alternatief. Op de website van de NS kun je via de optie ‘mijn NS’ je gegevens tot 18 maanden terug bekijken en printen. Hiervoor is het wel nodig dat je een account aanmaakt.
Declareren met formulieren
Bij voorkeur dien je je declaratie voor de dag- of kilometervergoeding in via het declaratieportaal. Heb je geen e-mailadres, mobiele telefoon of kom je er niet uit? Dan kun je nog steeds je declaratie indienen met één van de onderstaande formulieren.
Heb je in overleg met je mentor kosten gemaakt of heb je een andere vergoeding afgesproken. Vraag je mentor dan naar het juiste declaratieformulier.
Let op!
Gebruik voor het invullen een PC met Windows besturingssysteem en de laatste versie van Adobe Reader. Je kunt de formulieren niet met een Apple of ander besturingssysteem invullen, ook niet met een iPad of Android tablet.
Declareren bij meerdere mentoren
Als je als vrijwilliger voor meerdere beheereenheden van Staatsbosbeheer werkt, heb je waarschijnlijk ook meerdere mentoren. Het is dan niet mogelijk om via het declaratieportaal te declareren of alles op één formulier te declareren. Je zult dus per mentor een declaratieformulier moeten invullen. Een mentor kan namelijk alleen voor akkoord tekenen voor werkzaamheden waar hij of zij zelf opdracht voor heeft gegeven.